「說明文件」是指用來解釋、描述或提供資訊的文件，通常用於詳細說明某個主題或問題。這類文件的目的是讓讀者能夠清楚理解某個概念、流程或產品的特性、用途等。說明文件可以包括手冊、指南、報告、政策文件等，並且通常會包含圖表、例子或步驟以幫助讀者理解。
通常是針對某一產品或設備的使用說明，指導用戶如何操作或設置。這類手冊通常會包含步驟、圖示和注意事項，以確保用戶能夠正確使用產品。
例句 1：
請參考使用手冊以獲取詳細的操作說明。
Please refer to the instruction manual for detailed operating instructions.
例句 2：
這款新手機附帶了一本使用手冊，幫助用戶了解其功能。
This new phone comes with an instruction manual to help users understand its features.
例句 3：
在安裝之前，請仔細閱讀手冊中的安全警告。
Before installation, please read the safety warnings in the manual carefully.
用於提供指導或建議的文件，通常是針對某一特定主題或過程。指導文件可以是簡單的步驟指南，或是更詳細的說明，以幫助讀者理解和執行某項任務。
例句 1：
這本指南將幫助你完成報告的撰寫。
This guide will help you complete the writing of the report.
例句 2：
我們提供了一個簡單的使用指南，讓新用戶更容易上手。
We have provided a simple user guide to help new users get started.
例句 3：
請遵循這份指導文件中的步驟。
Please follow the steps in this guidance document.
指一系列用於說明、記錄或支持某項工作或產品的文件。這可以包括技術文件、操作手冊、報告等，通常用於提供必要的資訊以支持使用或理解某項技術或系統。
例句 1：
所有的技術文件都應該包含在項目文檔中。
All technical documents should be included in the project documentation.
例句 2：
這份文件是我們系統的完整文檔。
This document is the complete documentation for our system.
例句 3：
我們需要更新所有的用戶文檔以反映最新的變更。
We need to update all user documentation to reflect the latest changes.
用於詳細解釋某個主題或問題的文件，通常包含背景資訊、定義、例子或數據，以幫助讀者更好地理解。這類文件在學術、商業或法律領域中非常常見。
例句 1：
這份解釋文件為我們的政策變更提供了背景資訊。
This explanatory document provides background information on our policy changes.
例句 2：
我會發送一份解釋文件，以幫助你更好地理解這個問題。
I will send an explanatory document to help you better understand this issue.
例句 3：
該解釋文件詳細列出了所有的步驟和要求。
The explanatory document outlines all the steps and requirements in detail.