「文件」這個詞在中文裡通常指的是書面或電子格式的資料，這些資料被用來記錄、傳達或保存資訊。它可以是正式的，如法律文件、報告或合同，也可以是非正式的，如個人筆記、電子郵件或簡單的文本檔案。根據上下文，「文件」的具體含義和用途可能會有所不同，但總體來說，它是用來存儲和傳遞信息的媒介。
通常指正式的書面資料，可能是法律文件、報告、信件等。文件通常需要遵循某種格式，並且在商業或法律環境中具有法律效力。在學術界，文件也可以指研究報告或論文。
例句 1：
請將這份文件發送給我。
Please send me that document.
例句 2：
這份文件需要經過簽名才能生效。
This document needs to be signed to be valid.
例句 3：
他們正在準備提交申請文件。
They are preparing to submit the application document.
用於描述存儲資料的地方，通常是電子格式的資料夾或檔案。在電腦中，檔案可以是文字檔、圖片檔或其他類型的數據。在辦公環境中，文件夾也可以用來組織和存儲紙本資料。
例句 1：
我需要找到那個檔案來完成報告。
I need to find that file to complete the report.
例句 2：
請將所有相關的檔案整理到一個資料夾裡。
Please organize all the related files into one folder.
例句 3：
她在電腦上保存了所有重要的檔案。
She saved all the important files on her computer.
通常指用來保存某些信息的資料，可以是音頻、視頻或書面形式。記錄通常用於保存歷史數據或事件，並且在法律或商業環境中具有重要性。
例句 1：
這份記錄需要被保存以備未來查詢。
This record needs to be kept for future reference.
例句 2：
我們將所有會議的記錄都整理在一起。
We compiled all the records of the meetings together.
例句 3：
他在日記中記錄了每天的活動。
He recorded his daily activities in a journal.
指與行政或管理相關的書面文件，通常需要填寫或處理的表格和文件。這個詞常用於描述繁瑣的行政工作或需要完成的表格。
例句 1：
我今天需要處理很多文書工作。
I need to handle a lot of paperwork today.
例句 2：
這個項目需要大量的文書工作。
This project requires a lot of paperwork.
例句 3：
確保所有的文書工作都已經完成。
Make sure all the paperwork is done.